Compres a càrrec d'un Projecte de Recerca (Capítol 6)
Circuït de compra
1. Obtenir un pressupost
Per a l'adquisició de productes o serveis, és obligatori l'ús dels proveïdors homologats per la UPC, sempre que aquests els ofereixin. Abans d'iniciar una compra, el responsable de la compra ha de consultar la Guia de Compres de la UPC per comprovar si hi ha un proveïdor homologat que tingui el producte o servei que es vol comprar.
- Si hi ha un proveïdor homologat pel producte: cal seguir el procediment especificat a la guia de compres per fer la sol·licitud d'un pressupost.
- Si no hi ha un proveïdor homologat o el producte no està homologat: es pot sol·licitar un pressupost a qualsevol proveïdor. Si l'import és ≥5.000 € cal demanar 3 pressupostos i justificar per escrit la necessitat i el motiu raonat de l’elecció del proveïdor escollit.
En el cas de comandes d'equipament informàtic, audiovisual o programari, prèviament es pot sol·licitar assessorament tècnic al Servei TIC de l'ETSAB.
L'import de l'oferta, juntament amb la naturalesa del producte o servei, determinarà el tipus de tramitació que caldrà realitzar. Els diferents tipus de tràmits es recullen a la normativa, però el més habitual és la compra menor.
Al pressupost sempre han de constar les dades especificades a la normativa.
2. Iniciar l'expedient de compra
Un cop s'ha obtingut el pressupost (o 3, si s'escau), el responsable de la compra ha d'obrir un tiquet al Demana per iniciar l'expedient de compra. Per accedir al portal, cal validar-se amb l'usuari i la contrasenya UPC.
La informació requerida durant la creació del tiquet és:
- Codi del projecte de recerca on s'imputarà la despesa. Podeu consultar el codi al portal gRDI
- Explicitar si el proveïdor és homologat o no
- Indicar la motivació/justificació de la compra
- Tenir el pressupost (o 3 pressupostos, si s'escau) en format PDF, per poder-lo adjuntar
Un cop creat el tiquet, rebreu resposta de la Unitat de Suport a la Recerca per poder seguir el procediment de tramitació de la compra.
3. Signar l'informe justificatiu de la compra i el compromís de despesa
La Unitat de Suport a la Recerca tramitarà:
- Informe justificatiu del contracte menor: on el responsable de la compra ha de justificar de forma motivada la necessitat del contracte i vincular la justificació amb les accions desenvolupades en el marc del projecte.
- Document de compromís de la despesa (D): és el document que representa el compromís amb el proveïdor i determina l'import de la despesa. La Unitat de Suport a la Recerca indicarà al responsable el número de compromís/comanda que necessitarà el proveïdor per emetre la factura electrònica.
El responsable del projecte haurà de signar i validar, de forma consecutiva, els dos documents a través del Portafirmes.
4. Confirmar la comanda al proveïdor
Un cop signats els documents, la compra està autoritzada. El responsable de la compra ja pot confirmar la comanda al proveïdor i informar-lo del número de compromís de comanda (D).
5. Rebre la comanda
Quan rep la comanda, el responsable de la compra ha de donar el vistiplau conforme la comanda s’ha rebut i tot està correcte. Per a això és obligatori adjuntar a l'expedient de la compra:
- Per import <5.000 € sense IVA: albarà on el mateix responsable posarà el seu nom, data i signatura
- Per import ≥5.000 € sense IVA: acta de conformitat
6. Donar d'alta a l'inventari
Si el producte comprat no és fungible sinó que és inventariable, cal comunicar adjuntar a l'expedient de la compra:
- la marca, el model i el número de sèrie
- la ubicació (codi de despatx, aula...)
per a que es doni d'alta a la comptabilitat SAP com a patrimoni de la UPC.
7. Rebre la factura i autoritzar el pagament
El proveïdor ha d'emetre factura electrònica, on han de constar les dades fiscals de la UPC i el número de compromís (D) que identifica la comanda a que pertany.
La factura es rep a través d’E-FACT (Registre General de Factures Electròniques de les Administracions Públiques de Catalunya). Llavors es comptabilitza i s’envia a signar al responsable del projecte a través del Portafirmes.
Un cop signada es dona l’ordre de pagament al banc.