Normativa

Totes les contractacions i compres que es fan a la UPC estan subjectes a la normativa corresponent de l'administració pública. Podeu consultar tots els aspectes legals de la contractació administrativa al Servei de Contractació i Compres de la UPC.

Aspectes clau que cal tenir en compte en fer una compra o comanda:

• Proveïdors homologats
• Proveïdors no homologats
• Tipus de tramitació
• Dades que han de constar en un pressupost
• Número de comanda, codi D o número de compromís
• Facturació
• Codis UPC per a rebre factures electròniques (Codis DIR3)

Proveïdors homologats

La Universitat està subjecta a la Llei 9/2017 de Contractació del Sector Públic. Aquest fet l’obliga a respectar els Contractes Majors (Acords Marc) adquirits amb proveïdors (homologats).

La UPC ha elaborat la Guia de Compres per respondre als requeriments de la nova Llei.

Proveïdors no homologats

En els casos que no hi hagi un proveïdor homologat que ofereixi el producte o servei dins un acord marc amb la UPC, caldrà obtenir 3 ofertes/pressupostos per poder iniciar la compra, sempre que l'import sigui

• <50.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de subministraments i serveis a càrrec de recerca finançada amb fons competitius (si aquests no es destinen a serveis generals o infraestructures). En canvi, en els projectes europeus prevalen els límits de la convocatòria.
• ≥5.000 € i <15.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de la resta de subministraments i serveis

La regla general és que no es permet contractar prestacions incloses en una homologació prèvia a empreses que no estiguin homologades. Només s’admetran excepcions quan es motivi adequadament que els productes o serveis que ofereixen les empreses homologades no reuneixen les característiques indispensables per satisfer les necessitats de la unitat, o bé si les diferències de preu són superiors en un 25% respecte a les que ofereixen les empreses homologades. En aquests casos caldrà justificar documentalment aquestes circumstàncies perquè la UPC pugui incloure-les en el contracte.

En el cas dels viatges, la contractació directa d'allotjament i transport a proveïdors de viatges via internet -sense la mediació de les Agències de viatges UPC- s'autoritza sempre que:

• es pugui justificar documentalment un estalvi final superior al 25% per idèntic servei i iguals condicions
• la despesa acumulada de la UPC amb el proveïdor sigui inferior a 15.000 €/any (IVA exclòs) en el moment de la contractació. Aquesta informació s’ha de consultar a la unitat de tramitació
• la factura del proveïdor via internet s’emeti amb les dades fiscals de la UPC

Tipus de tramitació segons contracte

• Compra menor (mitjançant adjudicació directa) és el procediment més habitual i ràpid de compra que s'utilitza quan l'import és:
• <15.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de subministraments i serveis
• <50.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de subministraments i serveis a càrrec de recerca finançada amb fons competitius (si aquests no es destinen a serveis generals o infraestructures). En canvi, en els projectes europeus prevalen els límits de la convocatòria.
• Licitació (a través del Servei de Contractació i Compres de la UPC), quan l'import és:
• ≥15.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de subministraments i serveis
• ≥50.000 € (sense IVA) per a l'adquisició de subministraments i serveis a càrrec de recerca finançada amb fons competitius (si aquests no es destinen a serveis generals o infraestructures). En canvi, en els projectes europeus prevalen els límits de la convocatòria

Dades que han de constar en un pressupost

• Data i número del pressupost
• Dades fiscals de la UPC
• Dades fiscals de l’empresa que emet el pressupost (NIF, nom i adreça postal)
• Adreça de correu de contacte i codi bancari IBAN de l’empresa que emet el pressupost
• Concepte detallat del subministrament o servei
• Import del subministrament o servei
• Indicació de si l'IVA està inclòs o no en el pressupost, tot indicant quin percentatge d'IVA s'aplicarà
• Indicació de si hi haurà IRPF

Número de comanda, codi D o número de compromís

És l'identificador de la reserva pressupostària i és obligatori per poder realitzar una compra. Indica al proveïdor el compromís de la UPC per realitzar una despesa, fet que equival a formalitzar la comanda.

Aquest número s'encarrega de generar-lo la unitat on es tramita la compra.

Facturació

Els proveïdors de la UPC estan obligats a presentar factura electrònica. Aquest és un format electrònic que substitueix la tradicional factura en paper. La Universitat aposta per aquest sistema perquè, a banda que la Llei ho exigeix, permet una major transparència en la gestió de les compres i en el seu pagament.

Les instruccions per generar una factura electrònica es troben a la Seu electrònica de la UPC.

Per a que arribin correctament a la UPC sempre han d'incloure els codis DIR3 de la UPC i el número de compromís (D) de la comanda.

Casos excepcionals en que les factures es poden gestionar en format paper:

1. Proveïdors extracomunitaris o comunitaris que tinguin incompatibilitats amb el sistema estatal d’emissió i tramesa de factures en format electrònic.
2. Puntualment factures de proveïdors no habituals (taxis, petit comerç...) pagades pel PDI que presenta a la unitat tramitadora la factura en paper per a recobrar l’import avançat.

Codis UPC per a rebre factures electròniques (Codis DIR3)

Els Codis DIR 3:

• Codi Oficina Comptable: U02400001
• Codi Òrgan Gestor: U02400001
• Codi Unitat Tramitadora: U02400001

identifiquen a la UPC en el sistema de facturació electrònica. En un símil amb el correu postal tradicional equivaldrien a l’adreça de la carta. És necessari que els proveïdors els incloguin a les factures electròniques per a que aquestes arribin a la universitat.