Compres a càrrec de Docència i Funcionament (Capítol 2)
Abans d'iniciar el procés per fer una compra o comanda, el responsable d'aquesta pot optar per:
- sol·licitar el producte a la unitat on es farà el càrrec (principalment per a comandes de material d'ús habitual). En aquest cas, la pròpia unitat s'encarrega de tota la tramitació de la compra. O bé,
- encarregar-se d'obtenir un pressupost (per exemple quan es tracta de productes més específics). En aquest cas, el responsable haurà de seguir el procediment descrit a continuació per tramitar la comanda.
Circuït de compra
1. Obtenir un pressupost
Per a l'adquisició de productes o serveis, és obligatori comprar als proveïdors homologats per la UPC, sempre que aquests els ofereixin. Abans d'iniciar una compra, el responsable de la compra ha de consultar la Guia de Compres de la UPC per comprovar si hi ha un proveïdor homologat que tingui el producte o servei que es vol adquirir.
- Si hi ha un proveïdor homologat pel producte/servei: cal seguir el procediment i la normativa especificada a la guia de compres per fer la sol·licitud d'un pressupost.
- Si no hi ha un proveïdor homologat o el producte/servei no està homologat: es pot sol·licitar un pressupost a qualsevol proveïdor. Si l'import és ≥5.000 € cal demanar 3 pressupostos i justificar per escrit la necessitat i el motiu raonat de l’elecció del proveïdor escollit.
En el cas de comandes d'equipament informàtic, audiovisual o programari, prèviament es pot sol·licitar assessorament tècnic al Servei TIC de l'ETSAB.
Al pressupost sempre han de constar les dades especificades a la normativa.
Un cop s'ha obtingut el pressupost (o 3, si s'escau) si es decideix tirar endavant la comanda, el responsable de la compra ha d'enviar un correu electrònic al contacte de la unitat tramitadora, amb la següent informació:
- El pressupost (o els 3 pressupostos si l’import és és ≥5.000 € sense IVA) en format PDF
- Partida pressupostària on s'imputarà la despesa (docència, funcionament general...)
- Explicitar si el proveïdor és homologat o no.
- Si no és un proveïdor homologat: justificar la necessitat de la contractació i de l'elecció del proveïdor (p.e. característiques especials del producte; relació qualitat/preu...). I, en cas que no sigui un proveïdor habitual, cal donar totes les dades per poder-lo afegir com a creditor de la UPC (nom, NIF, adreça, IBAN...)
2. Formalització de la comanda
Des de la unitat on es farà el càrrec es verificarà la disponibilitat de crèdit suficient a la partida pressupostària indicada i, en cas que n'hi hagi, generarà:
- Document de compromís de la despesa (D): és el document d’identificació del pressupost del proveïdor i reserva dels diners de la partida UPC. S’anomena compromís perquè legalment representa pel proveïdor un compromís de la UPC conforme se li pagarà la comanda que s’encarregarà mitjançant aquest document.
- Informe justificatiu de la compra, en el cas que el proveïdor no sigui homologat.
3. Signar el compromís de despesa
La unitat on es farà el càrrec envia la documentació a validar/signar al responsable del pressupost (i altres previs si s’escau), a través del Portafirmes.
4. Confirmar la comanda al proveïdor
Un cop signats els documents, la compra està autoritzada. Des de la unitat de tramitació es genera el número de compromís de la comanda. Aquest número (directament per la unitat o a través del responsable de la compra) es comunica al proveïdor. El número identifica el pressupost acceptat i és necessari per posteriorment rebre correctament la factura.
5. Rebre la comanda
Quan rep la comanda, el responsable de la compra ha de donar el vistiplau conforme la comanda s’ha rebut i tot està correcte. Per a això és obligatori que lliuri a la unitat de tramitació:
- Per import <5.000 € sense IVA: albarà on el mateix responsable posarà el seu nom, data i signatura
- Per import ≥5.000 € sense IVA: acta de conformitat
6. Donar d'alta a l'inventari
Si el producte comprat no és fungible sinó que és inventariable, cal comunicar a la unitat tramitadora:
- la marca, el model i el número de sèrie
- la ubicació (codi de despatx, aula...)
per a que es doni d'alta a la comptabilitat SAP com a patrimoni de la UPC.
7. Rebre la factura i autoritzar el pagament
El proveïdor ha d'emetre factura electrònica, on han de constar les dades fiscals de la UPC i el número de compromís (D) que identifica la comanda a que pertany.
La factura es rep a través d’E-FACT (Registre General de Factures Electròniques de les Administracions Públiques de Catalunya). Llavors es comptabilitza i s’envia a signar al responsable del pressupost (i altres previs si s’escau) a través del Portafirmes.
Un cop signada es dona l’ordre de pagament al banc.