Tràmit a càrrec de Docència i Despeses de Funcionament (Capítol 2)

Tràmits per viatjar

1. Obtenir ofertes

D'acord amb les Directrius per gestionar les despeses de viatges i les dietes a la UPC, la persona interessada ha de contactar amb les agències de viatges homologades de la UPC per obtenir ofertes per al viatge. Les Agències de viatges UPC són les adjudicatàries de l'Acord marc per a la prestació del servei de gestió i assistència en viatges de la Generalitat de Catalunya que han acceptat el pagament ajornat de la despesa.

En el cas de viatges de cost igual o superior a 5.000 € cal demanar un mínim de 3 pressupostos.

La contractació directa d'allotjament i transport a proveïdors de viatges diferents de les Agències de viatges UPC, s'autoritza sempre que:

• es pugui justificar documentalment un estalvi final superior per idèntic servei i iguals o millors condicions. L'estalvi econòmic ha de tenir en compte el cost de la pòlissa d'assegurança de viatge que s'ha de contractar addicionalment, amb les mateixes cobertures o millors que l'assegurança inclosa a les agències de viatges. La pòlissa addicional no és necessària si dins del viatge un dels serveis (desplaçament o allotjament) es contracta amb una agència UPC i aquesta contractació inclou automàticament pòlissa
• la despesa acumulada de la UPC amb el proveïdor sigui inferior a 15.000 €/any (IVA exclòs) en el moment de la contractació. Aquesta informació s’ha de consultar a la unitat de tramitació
• la factura del proveïdor via internet vagi amb les dades fiscals de la UPC

A la Guia de Compres de la UPC es troben els criteris i indicacions que s'han d'aplicar en la contractació de viatges sobre:

• Allotjament
• Assegurança en viatges
• Viatges en període de vacances
• Desplaçament en avió
• Desplaçament en tren
• Itinerari BCN-Madrid
• Lloguer de vehicles

2. Sol·licitud

Per fer la sol·licitud del viatge, cal que el viatger demani vistiplau via correu electrònic:

• al seu cap, que és:
• pel PDI: el Director del Departament
• pel PTGAS: la cap de la UTG, Servei de Biblioteques...
• al responsable del pressupost on es carrega

En el correu s'ha d'informar de::

• el motiu i les dates del viatge
• si el viatger és un PDI que imparteix docència, com quedarà coberta
• l’import de les despeses associades d’acord amb les ofertes que es pretén acceptar

3. Formalització

Si el viatge és acceptat per tothom, cal enviar el correu electrònic d'autorització a la unitat tramitadora que correspongui, com a molt tard, 10 dies abans de la data de realització del viatge (30 dies abans si el destí és un país no comunitari).

Al correu s’haurà d’adjuntar:

• El document Sol·licitud de permís retribuït de durada inferior a 3 mesos emplenat i signat
• La informació necessària per a poder tramitar un PUC Personal
• Per a viatges de menys de 5.000 €: el pressupost triat
• Per a viatges de 5.000 € o més: els 3 pressupostos demanats i indicació del triat. Raonant per escrit a quins criteris d’economia, proporcionalitat i eficiència en relació a l’organització del temps del viatger i l’objectiu del viatge respon la tria

La unitat tramitadora:

• Avisarà al Servei de Personal (SP) de l’absència del viatger mitjançant un PUC personal. El termini fixat pel SP són 10 dies (30 dies si el destí és un país no comunitari) abans de l’inici del viatge per a poder complir els tràmits de comunicació a Seguretat Social/MUFACE.
• Generarà el document de compromís de despesa (D), que lliurarà al viatger i a l'agència de viatges perquè es formalitzi la comanda definitiva.

4. Comprovants de despeses i evidències de l'activitat

Si el viatger avança el cost de les despeses, ha de recollir els tiquets i comprovants de pagament de totes les despeses que es generin durant el viatge, com poden ser:

• Targetes d'embarcament
• Bitllets de transports: taxis, trens, bus...
• Tiquets de peatges (només quan el viatge es fa amb el vehicle particular)
• Tiquets d'aparcament
• Visats

Cal tenir present que, a la tornada, el viatger ha de lliurar la documentació original d'aquestes despeses, i que no se'n abonarà cap si no es disposa d'aquesta documentació.

En els viatges que es carreguin a projectes o ajuts docents de finançament subjectes a justificació, en ocasions, també caldrà aportar les evidències que acreditin la realització de les activitats del viatge, com ara:

• Convocatòria/ordre del dia/acta d'una reunió
• Carta d'invitació
• Certificat d'assistència

5. Imprevistos

En el cas que sorgeixi algun imprevist mentre s'està de viatge, cal contactar amb l'agència de viatges tenint a mà el número D per identificar la comanda. També es recomana disposar des d’abans de l’inici del viatge del telèfon de contacte 24h de l’assegurança.

Cal recordar que tots els títols de transports emesos a través de les agències de viatge homologades, i facturats a la UPC, tenen associada una assegurança completa (depenent del país). I per a la resta cal contractar una pòlissa de cobertura igual o superior a la de les agències de viatge UPC.

6. Lliurar la documentació

A la tornada del viatge, cal fer arribar a la unitat tramitadora els comprovants de les despeses generades (revisar el punt 4) i, si cal, la documentació que acrediti la realització de l'activitat finalitat del viatge.

7. Liquidació del viatge

La unitat tramitadora emplenarà el document Autorització del viatge amb la informació econòmica de la liquidació del viatge amb totes les despeses indemnitzables, que farà signar:

• al viatger i al seu cap
• al responsable de la partida econòmica que finança el viatge

Finalment la unitat tramitadora activarà el procediment perquè cobrin:

• les agències de viatge
• el viatger (si té dret a indemnització, ha avançat despeses...)