Normativa

Aspectes clau que cal tenir en compte en fer una contractació de viatge.

• Proveïdors homologats
• Proveïdors no homologats
• Directrius de contractació de Viatges
• Despeses indemnitzables
• Assegurances

Proveïdors homologats

La Universitat Politècnica de Catalunya com a institució de dret públic està afectada pel Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. La Llei estableix que la contractació d’un servei com és el de gestió i assistència en viatges a un mateix proveïdor, podrà adjudicar-se lliurement si no supera el llindar dels 18.000 €/any (IVA exclòs). Cas que aquest import es prevegi que pugui ser superat, la Llei determina que s’ha d’obrir un concurs públic.

Atès l’elevat volum de facturació a la UPC per serveis de transport i allotjament, i amb l’objectiu de no vulnerar la Llei, la Universitat s’acull a l’Acord marc per a la prestació del servei de gestió i assistència en viatges de la Generalitat de Catalunya. Acollir-se a aquest Acord marc significa assumir les agències de viatges adjudicatàries com a pròpies, de forma que la contractació de viatges a la UPC es farà a través d’elles.

Els avantatges de contractar a les agències de viatge de la UPC són:

• Acompliment del marc normatiu vigent.
• Aplicació de comissions (fees) per emissió, canvis i anul·lacions de bitllets de transport coneguts i competitius.
• Acords de condicions i tarifes negociades de la UPC amb proveïdors d’allotjament i transport carregats als seus sistemes de reserva.
• Pagament ajornat de la despesa inclosa l’emissió de bitllets aeris low cost.
• Servei d’assistència 24 hores.

Al web del Servei de Control de Gestió de la UPC es pot consultar detalladament què poden exigir els usuaris de la UPC a les agències de viatge homologades.

Tota la informació sobre les agències homologades, assegurances, transports, allotjaments i lloguers de vehicles es poden consultar a la Guia de Compres.

Proveïdors no homologats

La contractació directa d'allotjament i transport a proveïdors de viatges diferents de les Agències de viatges UPC, s'autoritza sempre que:

• es pugui justificar documentalment un estalvi final superior per idèntic servei i iguals o millors condicions. L'estalvi econòmic ha de tenir en compte el cost de la pòlissa d'assegurança de viatge que s'ha de contractar addicionalment, amb les mateixes cobertures o millors que l'assegurança inclosa a les agències de viatges. La pòlissa addicional no és necessària si dins del viatge un dels serveis (desplaçament o allotjament) es contracta amb una agència UPC perquè aquesta contractació inclou automàticament pòlissa
• la despesa acumulada de la UPC amb el proveïdor sigui inferior a 15.000 €/any (IVA exclòs) en el moment de la contractació. Aquesta informació s’ha de consultar a la unitat de tramitació
• la factura del proveïdor s’emeti amb les dades fiscals de la UPC