Tràmit a càrrec d'un Projecte de Recerca (Capítol 6)

Tràmits per viatjar

1. Obtenir ofertes

D'acord amb les Directrius de Contractació de Viatges de la UPC, la persona interesada ha de contactar amb les agències de viatges homologades de la UPC per obtenir ofertes per al viatge. I, preferentment, haurà de fer la contractació a través d'aquestes agències. Reviseu la normativa en cas de disposar d'alternatives més favorables per altres vies.

A la Guia de Compres de la UPC trobareu els criteris que s'han d'aplicar en la contractació de viatges.

2. Sol·licitud

Per fer la sol·licitud d'un viatge, cal donar-lo d'alta al portal de la UPC einesrdi.upc.edu/#/despeses-viatge, introduint les dades imprescindibles requerides i indicant:

• El motiu de la necessitat del viatge, que ha de ser derivat d'una activitat de recerca, i la vinculació del viatger amb el projecte.
• Si es viatja en el marc d'un projecte competitiu, també cal vincular el viatge amb l'acció o work package del projecte.

Seguidament s'ha de descarregar el document d'Autorització del viatge. Aquest document l'ha de signar:

• qui farà el viatge,
• el responsable del projecte i
• el director del departament

3. Formalització

Un cop el viatger ha triat l'oferta més convenient, ha d'aportar tota la documentació necessària a la Unitat de Suport a la Recerca per sol·licitar l'inici de la compra del viatge:

• Codi del projecte on s'ha de carregar la despesa
• Pressupost d'una de les agències homologades de la UPC (vegeu on obtenir ofertes)
• Autorització signada pel Director del Departament si el viatger és personal UPC (el formulari de l'autorització s'ha de descarregar en PDF de la fitxa de viatges, generada al fer la sol·licitud)
• Evidències de la necessitat del viatge (invitació, convocatòria de reunió, ordre del dia...)

Finalment, la unitat lliurarà al viatger i a l'agència de viatges el document de compromís (D) perquè es formalitzi la comanda definitiva.  Es segueix el procediment habitual per a compres menors.

4. Comprovants de despeses i evidències de l'activitat

El viatger ha de recollir els tiquets i comprovants de pagament de totes les despeses que es generin durant el viatge, com poden ser:

• Targetes d'embarcament
• Bitllets de transports: taxis, trens, bus...
• Tiquets de peatges (només quan el viatge es fa amb el vehicle particular)
• Tiquets d'aparcament
• Visats

Cal tenir present que, a la tornada, el viatger ha de lliurar la documentació original d'aquestes despeses, i que no se'n abonarà cap si no es disposa d'aquesta documentació.

També cal aportar les evidències que acreditin la realització de les activitats del viatge:

• Convocatòria/ordre del dia/acta d'una reunió
• Carta d'invitació
• Certificat d'assistència
• Vídeo o foto de l'activitat...

5. Imprevistos

En el cas que sorgeixi algun imprevist mentre s'està de viatge, cal contactar amb l'agència de viatges.

A més, tots els títols de transports emesos a través de les agències de viatge homologades, i facturats a la UPC, tenen associada una assegurança completa (depenent del país).

6. Lliurar la documentació

A la tornada del viatge, cal fer arribar a la Unitat de Suport a la Recerca tota la documentació que acrediti la realització de l'activitat finalitat del viatge, juntament amb els comprovants de les despeses generades (reviseu el punt 4).

7. Liquidació del viatge

La unitat tramitadora calcularà les dietes que cal pagar pel viatge i lliurarà al viatger el document de la liquidació del viatge per a què la signi.

Finalment el responsable del projecte haurà de signar l'ordre de pagament de les despeses.