Sol·licitud de pagament d'una inscripció a un congrés de recerca
Donats els terminis ajustats i la urgències dels pagament de les inscripcions a congressos, les persones interessades (o la persona responsable del projecte) formalitzarà la inscripció al congrés i n’avançarà el pagament segons les instruccions dels organitzadors del congrés.
Un cop la persona enviï la documentació acreditativa de la despesa, des de la Unitat de Suport a la Recerca es tramitarà l’abonament.
En cas que no sigui possible l’avançament de la despesa per part de la persona investigadora, cal posar-se en contacte amb la Unitat de Suport a la Recerca i indicar el motiu. Cal tenir en compte que a causa de la manca de recursos humans, no es té la capacitat de donar resposta ràpida a les sol·licituds rebudes i que és imprescindible que avanceu els tràmits tant com sigui possible (es recomana fer-ho 3 setmanes abans de la data límit de pagament).
Aspectes a tenir en compte
- És una despesa elegible per al projecte?
- El congrés està associat a un viatge?
- Documentació necessària per sol·licitar l’abonament de la inscripció
- Certificat d’assistència al congrés
1. És una despesa elegible per al projecte?
En cas de projectes competitius, cal confirmar si la despesa de la inscripció és elegible d’acord amb la convocatòria (pot dependre en funció de la vinculació que la persona té amb la UPC). En cas de dubte, contacteu amb el tècnic que us assessora en l’execució del projecte.
En cas de projectes no competitius, és elegible sempre que sigui un congrés vinculat a les activitats de recerca de l’investigador.
2. El congrés està associat a un viatge?
Si l’assistència al congrés implica la realització d’un viatge, és necessari obrir una fitxa de viatge prèviament al pagament de cap despesa per part de la UPC (comptablement, la UPC ha d’associar totes les despeses associades al viatge, inclosa la inscripció, al codi de la fitxa de viatge): https://einesrdi.upc.edu/#/despeses-viatge.
És necessari obrir una fitxa de viatge diferent per a cada persona/destinació/projecte, ja que cadascun configura un expedient econòmic independent.
En el cas de congressos virtuals en què només es genera la despesa de la inscripció i, per tant, no hi ha cap despesa de viatge, no cal obrir cap fitxa de viatge.
3. Documentació necessària per sol·licitar l’abonament de la inscripció
Per sol·licitar l’abonament de la despesa d’inscripció al congrés, cal que envieu la documentació acreditativa a través d’un tiquet al Demana:
- Còpia del registre d’inscripció
- Justificant/comprovant de pagament de la targeta
- En el cas de targeta de dèbit el detall del pagament ha de poder demostrar la titularitat del compte on s'ha carregat.
- En el cas de targeta VISA, caldrà aportar el detall del pagament de VISA i el del compte corrent final. (En cas que sigui un compte diferent del que està donat d’alta a la UPC, també ha de quedar demostrada la titularitat de la targeta i del compte on s'ha carregat).
- Factura amb les dades fiscals de la UPC
Universitat Politècnica de Catalunya
C. Jordi Girona, 31
08034 Barcelona
Q-0818003-F
Per transparència i bona gestió pública, ha de quedar acreditat a l’expedient econòmica que és la persona a qui es compensa la despesa qui realment l’ha pagada.
4. Certificat d’assistència al congrés
Un cop finalitzat el congrés, la persona assistent ha d’aportar el certificat d’assistència com a evidència de l’activitat que ha generat la despesa. En els projectes competitius, la despesa esdevindrà no elegible, si no s’aporta aquest document.